Qu’est-ce que l’archivage ?

Dans le monde numérique, un archivage est une collection de données transférées à un lieu de stockage pour une conservation à long terme. Contrairement aux fichiers ordinaires auxquels vous accédez fréquemment et que vous modifiez, les données archivent sont souvent compressées et stockées, car elles n’sont pas nécessaires pour l’instant, mais elles pourraient être utiles pour une référence future ou une conformité juridique. Vous pouvez penser que c’est comme mettre des documents dans un cabinet de classement pour la conservation, plutôt que de les laisser sur votre bureau.

Qu’est-ce que la compression des fichiers et quel est son rapport avec l’archivage ?

La compression de fichiers, c’est comme prendre une grosse pile de documents et les presser dans un petit format sans perdre l’information. Lorsque vous archivez des fichiers, vous les compressez souvent pour économiser de l’espace. La compression peut être sans perte, ce qui signifie que vous pouvez parfaitement reconstruire les données originales, ou perte, ce qui supprime certaines informations de façon permanente pour économiser encore plus d’espace. Pour les archives, vous souhaitez généralement utiliser la compression sans perte pour pouvoir accéder plus tard à toutes les données au besoin.

Est-ce que l’archivage des données peut m’aider dans mon organisation ?

Oui, l’archivage, c’est comme désencombrer votre espace de travail numérique. En déplaçant des fichiers plus anciens que vous n’avez pas besoin d’accéder immédiatement à une archive, vous simplifiez votre système de fichiers actif. Cela peut mener à une meilleure organisation et à un accès plus rapide aux fichiers que vous utilisez régulièrement, puisque vous ne passez pas au crible des données désuètes ou fréquemment utilisées.

Qu’arrive-t-il à mes fichiers une fois qu’ils sont dans une archive ?

Une fois que les fichiers sont archivent, ils ne sont généralement pas utilisés dans vos opérations quotidiennes. Ils sont comme des livres dans la section des livres rares d’une bibliothèque ; ils sont stockés en toute sécurité jusqu’à ce que quelqu’un les fasse référence. Les fichiers archivent souvent compressés pour économiser de l’espace et peuvent nécessiter un logiciel de décompression pour les voir ou les utiliser à l’avenir. Ils restent dans l’archive jusqu’à ce que vous décidiez de les récupérer, ce qui pourrait ne jamais être, ou lorsqu’il y a un besoin précis.

Est-ce que l’archivage des fichiers les rend plus sécurisés ?

L’archivage peut rendre les fichiers plus sécurisés, car il s’agit souvent de déplacer les données vers un espace moins accessible, où elles ne sont pas facilement falsifiées. De plus, vous pouvez ajouter des couches de sécurité, comme le chiffrement, qui brout les données de sorte qu’une seule personne avec la bonne clé puisse les démâter. Tout comme le verrouillage de vos objets précieux dans un coffre-fort, le chiffrement de vos archives les garde à l’abri des regards indiscrets.

À quel moment devrais-je sonder à l’archivage de mes courriels ?

Pensez à archiver vos courriels lorsque votre boîte de réception devient lourd, ou vous obtenez des messages importants dont vous n’avez pas besoin maintenant, mais dont vous avez peut-être besoin plus tard. C’est semblable à garder d’anciennes lettres dans une boîte à chaussures ; rangez-les parce qu’ils ont une valeur sentimentale ou des informations importantes que vous voudrez peut-être revoir un jour. Les clients de courriel disposent souvent d’options d’archivage, de sorte que vous pouvez stocker ces courriels sans obstruer votre boîte de réception principale.

Quelle est la différence entre une sauvegarde et une archive ?

Pensez à une sauvegarde comme une copie de vos fichiers actifs actuels et de vos données que vous créez pour vous protéger contre la perte ou les dommages. Par ailleurs, un archive est une collection de données qui n’est plus activement utilisée, mais qui est sauvegardée pour des raisons historiques ou pour références futures. Les sauvegardes sont destinées à la restauration, tandis que les archives sont destinées à la récupération.

Puis-je accéder à mes données archivent de n’importe où ?

L’accès à vos données sauvegardées dépend de l’endroit et de la façon dont vous les stockez. Si vous avez utilisé un service infonuagique, vous pouvez généralement y accéder de n’importe où avec une connexion Internet. Cependant, si vous avez stocké vos archives sur un média physique, comme un disque dur dans votre bureau, vous pouvez seulement y accéder à partir d’un emplacement particulier, à moins que vous n’ayez pris les dispositions pour vous connecter à distance.

Quels sont quelques-uns des outils courants utilisés pour l’archivage des données numériques ?

Certains outils communs pour l’archivage comprennent les logiciels d’archivage dédiés, qui peuvent automatiser le processus de transfert des données vers un archive, et les outils de compression comme WinZip ou 7-Zip, qui compressent les fichiers pour prendre moins d’espace. De plus, les services infonuagiques offrent souvent des options d’archivage, où elles gèrent le stockage et la conservation de vos données à votre place.

À quelle fréquence devrais-je archiver mes données ?

La fréquence d’archivage dépend de la vitesse à laquelle vos données accumulent et de leur modification. Si vous avez affaire à de nombreux documents qui deviennent rapidement désuets, vous pouvez archiver chaque mois ou trimestriellement. Pour une collection personnelle de photos numériques ou de vidéos, une fois par an pourrait suffire. C’est comme faire le tri dans votre garde-robe ; certains articles sont mis dans le stockage saisonnièrement, tandis que d’autres vous pourriez ne pas en sortir tous les quelques années lorsque vous en avez besoin.

L’archivage peut-il être automatisé ou dois-je le faire manuellement ?

Vous pouvez certainement automatiser l’archivage. De nombreux systèmes vous permettent de définir des règles ou des politiques qui transfèrent automatiquement des données dans un archive après une certaine période ou quand elles n’ont pas été consultées depuis un certain temps. C’est comme prendre un rendez-vous récurrent ; une fois que c’est dans votre calendrier, il vous rappellera - ou dans le cas de l’archivage, prenez soin de la tâche pour vous, sans que vous n’ayez à vous souvenir chaque fois.

Quel est le meilleur format pour l’archivage des documents ?

Le meilleur format pour l’archivage des documents est généralement une norme largement adoptée qui sera probablement soutenue à l’avenir. Les formats comme PDF/A, qui est une version standardisée ISO du format de document portatif (PDF), spécialement conçu pour l’archivage et la conservation à long terme, sont généralement utilisés. C’est comme choisir une boîte robuste pour ranger des objets dans le grenier ; vous voulez quelque chose qui durera et qui gardera vos documents en bon état.

Est-ce que l’archivage vous aide en ce qui a trait à la confidentialité des données ?

Oui, l’archivage peut contribuer à régler les problèmes de confidentialité des données en stockant des renseignements sensibles dans un endroit sécurisé et en limitant l’accès à ces renseignements. C’est comparable à la conservation de documents personnels dans un cabinet de classement verrouillé ; ils sont hors de vue pour les activités quotidiennes, mais là quand vous en avez besoin, avec un accès contrôlé pour protéger votre confidentialité.

Puis-je utiliser un disque dur externe ordinaire pour l’archivage ?

Vous pouvez utiliser un disque dur externe pour l’archivage, mais il est important de tenir compte de la longévité du disque et des risques de perte de données en raison d’une défaillance du disque. C’est comme stocker des documents importants dans une boîte de votre maison ; il est accessible et simple, mais non protégé contre les incendies et les inondations. Pour les données importantes, envisagez plusieurs méthodes et emplacements de sauvegarde.